Az elektronikus számlázás jövője: fontos változások várhatóak

Az elektronikus számlázással kapcsolatos főbb tudnivalókat és előnyöket korábbi hírleveleinkben már ismertettük. Ebben a részben a várható, fontosabb jövőbeli változásokat foglaljuk össze.

Az Európai Bizottság 2022. decemberében közzétett „Héa-szabályok a digitális korban” nevű javaslatcsomagjának célja, hogy az uniós áfarendszert a digitális korhoz és az új piaci realitásokhoz igazítsa. Ennek következtében az elektronikus számlázásra vonatkozóan is új szabályok és követelmények kerültek meghatározásra, melyeknek egy része 2024-től léphet életbe.

A jelenleg hatályban lévő szabályozás alapján elektronikus számla (a továbbiakban: „e-számla”) minden olyan számla, amely a számlára jellemző formai és tartalmi jegyeket tartalmazza, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így e-számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla (pl. PDF formátumban) is.

2024-től azonban az e-számla fogalmát illetően is változás következhet be, ugyanis január 1-jétől várhatóan csak a strukturált elektronikus formában kiállított, géppel - valamilyen elektronikus, számítógépes megoldással - feldolgozható számlák minősülnek majd elektronikus számlának. Így tehát egy PDF formátumú számla, amely nem tartalmaz strukturált adatokat, nem minősül majd e-számlának.

Szintén 2024-től megszűnhet az a követelmény, hogy a számla címzettjének bele kell egyeznie az elektronikus számlázás használatába, amely által a számlabefogadóknak fel kell készülniük az elektronikus számlák fogadására és feldolgozására is. Az e-számla ráadásul csak elektronikus formában hiteles, így a megőrzése is csak a jogszabályoknak megfelelő elektronikus archiválással történhet (a továbbiakban: „e-archiválás”). A kötelezett társaságoknak biztosítaniuk kell, hogy az e-számlák megőrzése olyan módon történjen, amely védi azokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás, sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

Az e-archiválásra az alábbi négy módszer áll a kötelezettek rendelkezésére:

1. az e-számlákat legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látják el, például külső e-aláírás szolgáltató bevonásával (tanúsítvány érvényességére figyelni kell);
2. a megőrzésre zárt informatikai rendszerben került sor, és a rendszer jogszabályi megfelelőségéről annak fejlesztője nyilatkozatot ad ki;
3. a valós idejű adatszolgáltatás során generált, ún. HASH kód és az e-számla együttes tárolása;
4. az e-számlák EDI rendszerben történő megőrzése.

A várható szabályozásra tekintettel befogadott elektronikus számlák e-archiválását illetően feltehetően nem lesz szükség új technikák bevezetésére, amennyiben a jelenlegi belső e-archiválási és számlabefogadási rendszer képes teljesíteni a jogszabályban előírt kötelezettségeket. (Megjegyezzük ugyanakkor, hogy az e-archiválás természetesen történhet külső e-archiválási szolgáltató bevonásával is.)

Ha a társaságok saját maguk oldanák meg az e-számlák elektronikus megőrzését, megfelelő lehet, ha a számlákat a saját szerverein tárolják. Ennek feltétele, hogy informatikai rendszer megfelelően felkészített legyen, az e-archiválás ugyanis többet jelent az e-számlák elektronikus mentésénél (biztonsági mentések, redundancia stb.).

A jövőbeli változások várható ütemezése:

• 2024. január 1.: Változhat az e-számla definíciója és az e-számlák kötelező befogadására vonatkozó szabályok.
• 2028. január 1.: A számlák kiállításának elsődleges metódusa az elektronikus számlázás alkalmazása lehet a határon átnyúló ügyletek kapcsán, megszűnhet az összesítő nyilatkozat és bevezetésre kerülhet az ügylet (számla) szintű digitális adatszolgáltatás is. Szintén ettől az időponttól kezdődően a kötelező számlakiállítási határidő a teljesítéstől számított 2 munkanapra rövidül. A belföldi ügyletek esetén az elektronikus számlázás opcionális lesz, továbbá az adott tagállam eldöntheti, hogy a belföldi ügyletek tekintetében kíván-e további adatszolgáltatást előírni az uniós paramétereknek megfelelően.

Fontos megjegyezni, hogy a tagállamok kötelezővé tehetik az elektronikus számla alkalmazását 2028. január 1-jét megelőzően is, de ebben az esetben mindenképpen el kell fogadniuk a 2014/55/EU irányelv szerinti standardnak megfelelő elektronikus számlát.

A fentiek értelmében, minden vállalkozás számára elengedhetetlen, hogy felkészüljön az elektronikus számlázással kapcsolatos új szabályokra és a követelményeknek való megfelelésre. Javasoljuk a számlázási folyamatok mielőbbi felülvizsgálatát, hiszen az e-számlázásra és e-archiválásra történő átállás cégen belüli folyamatátszervezést igényelhet.

A VGD Hungary e-számlázással kapcsolatos szolgáltatásai:

Amennyiben vállalkozása a közeljövőben NAV XML-alapú vagy más formátumú e-számlázásra tervez átállni, a VGD szakértői csapata készséggel áll rendelkezésre a következő szolgáltatásokkal:

• Bevezetés előtti tanácsadás;
• Új rendszer kialakítására vonatkozó tanácsadás;
• Meglévő rendszer auditálása a törvényi előírásoknak való megfelelőség értékelése végett;
• A NAV XML-alapú e-számlarendszer részletes szabályaival kapcsolatos tanácsadás, az ilyen típusú rendszer kialakítása;
• A NAV XML-állomány átnézése, teljeskörűségének ellenőrzése, kapott hibaüzenetek értelmezése és javítási javaslatok megfogalmazása;
• Meglévő XML-állomány áttekintése a törvényi megfelelőség megállapítása végett;
• E-számlázás bevezetése és ehhez kapcsolódó automatizációs és IT-szolgáltatások.

*****

Amennyiben a jelen hírlevélben foglaltakkal összefüggésben további kérdése merülne fel,

forduljon bizalommal adózási és számviteli szakértőinkhez!

2023. szeptember 21.