E-számlázás bevezetése (1. rész)

Tapasztalataink szerint jelentős számú vállalkozás még mindig nem él az elektronikus számlázási lehetőséggel annak ellenére, hogy ez adminisztrációt és költségeket csökkentett volna számukra a hagyományos számlakiállítással szemben. Mai hírlevelünkben összefoglaljuk az e-számlázással kapcsolatos legfőbb tudnivalókat.

Az Európai Unió fontos szerepet szán az elektronikus számlázásnak. Az Unióban elindult és folyamatban van a „VAT in the Digital Age” („ÁFA a digitális korban”) elnevezésű kezdeményezés, amely a meglévő uniós szabályozás megváltoztatására irányul és a következő három fontos területet öleli fel: az egyetlen ÁFA-regisztrációt, az e-számlázást és e-adatszolgáltatást, valamint a platform-gazdaság adózását.   

Az Európai Bizottság meghívására 2022. június 10-én ismét ülésezett az Európai Unió HÉA-szakértői csoportja (VAT Expert Group, „VEG”), amely segíti és tanácsokkal látja el az Európai Bizottságot a hozzáadottértékadó-ügyekkel kapcsolatos jogalkotási javaslatok és szakpolitikai kezdeményezések előkészítésében. Az ülés egyik napirendi pontja volt az e-számlázás, melyben a VEG elindította a szakmai diszkurzust a megadott irányok mentén.

Mint látjuk, az e-számlázásra a közeljövőben mindenképpen nagyobb hangsúlyt fog fektetni az Európai Unió. Ezzel összefüggésben rövid áttekintést adunk a jelenleg hatályos magyar szabályokról és a VGD Hungary által e téren nyújtott szolgáltatásokról.     

Mi is az e-számla?

Az a számla minősül e-számlának, amely tartalmazza az Áfa tv. 169 - 172. §-ban foglalt számlára vonatkozó adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Az e-számla alkalmazhatóságának feltétele, hogy a számla befogadója ebbe beleegyezzen. A beleegyezés ugyanakkor hallgatólagosan is megadható, vagyis amennyiben az e-számlát befogadó üzleti partner nem utasítja vissza az e-számla befogadását, úgy tekintendő, hogy egyetért ezzel a megoldással. Emellett, természetesen, javasoljuk a Társaságok számára a szerződésben történő megállapodást.

Az e-számlának teljesítenie kell a következő hármas feltételt:

• eredetének hitelességét;
• tartalmának sértetlenségét;
• olvashatóságát.

Elektronikus számla csak elektronikus adatként őrizhető meg. Ebből következik, hogy sem a Társaságnak, sem a számlát befogadónak, sem a könyvelőnek nem kell kinyomtatnia számlákat és papíralapon megőriznie. Ezáltal jelentős nyomtatási, postázási, raktározási költséget takaríthatnak meg az e-számlázást használó Társaságok.

Az elektronikus számla kinyomtatását a törvény nem tiltja, de elektronikus formában megőrizve minősül számviteli bizonylatnak.

Két lehetőség közül lehet is választani az e-számla kiállítása esetében:

• Elektronikus formában (pl. email) továbbított számla vagy
• NAV XML-alapú e-számla alkalmazásával is.

Az elmúlt években a jogszabályi háttér is olyan mértékben változott, hogy sokkal könnyebbé tette az e-számlák kibocsátását, és megőrzését. Nem kell például már időbélyegző, és egy egyszerű pdf-ben megküldött számla is megfelelhet az elvárásoknak.

Az e-számlázással kapcsolatos szolgáltatásaink

Amennyiben vállalkozása a közeljövőben NAV XML-alapú vagy más formátumú e-számlázásra tervez átállni, a VGD szakértői csapata készséggel áll rendelkezésre a következő szolgáltatásokkal:

• Bevezetés előtti tanácsadás;
• Új rendszer kialakítására vonatkozó tanácsadás;
• Meglévő rendszer auditálása a törvényi előírásoknak való megfelelőség értékelése végett;
• A NAV XML-alapú e-számlarendszer részletes szabályaival kapcsolatos tanácsadás, az ilyen típusú rendszer kialakítása;
• A NAV XML-állomány átnézése, teljeskörűségének ellenőrzése, kapott hibaüzenetek értelmezése és javítási javaslatok megfogalmazása;
• Meglévő XML-állomány áttekintése a törvényi megfelelőség megállapítása végett;
• E-számlázás bevezetése és ehhez kapcsolódó automatizációs és IT-szolgáltatások.

2022. július 7.

* * *

Amennyiben a jelen hírlevélben foglaltakkal összefüggésben további kérdése merülne fel,
forduljon bizalommal adózási és számviteli szakértőinkhez!

Jelen hírlevél kizárólag az általános tájékoztatást szolgálja és nem tekinthető szaktanácsadásnak